【劇的時短】ChatGPT 議事録のやり方！会議のまとめが10分で終わる3ステップAIワークNAVI

【劇的時短】ChatGPT 議事録のやり方！会議のまとめが10分で終わる3ステップ

会議が終わるたびに、議事録作成に何時間もかかってしまう。
そんな悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。

発言内容を一つひとつ整理し、決定事項やToDoをまとめ、関係者が読みやすい形に整える作業は、想像以上に時間と労力を必要とします。
特に会議が立て込む時期には、本来の業務に支障をきたすこともあるでしょう。

この記事では、ChatGPTを活用して議事録作成を劇的に時短する方法を、具体的な3ステップでご紹介します。
正しいやり方を身につければ、これまで1時間以上かかっていた議事録作成が、わずか10分程度で完了する可能性があります。
明日からすぐに使えるプロンプト例や、おすすめのツール、注意すべきポイントまで詳しく解説しますので、ぜひ最後までお読みください。

ChatGPTを使えば議事録作成は3ステップで完了する

結論から申し上げますと、ChatGPTを活用した議事録作成は、以下の3ステップで完了します。

ステップ1：会議音声を自動で文字起こしする
ステップ2：テンプレートプロンプトでChatGPTに議事録を作成させる
ステップ3：出力内容をチェックして微修正する

この流れを確立することで、従来は1時間以上かかっていた議事録作成が、10分程度にまで短縮できるとされています。

重要なのは、「会議音声→文字起こし→ChatGPT要約・整形」という流れを標準化し、毎回同じプロセスで効率よく作業を進めることです。
多くの企業向け記事でも、この3ステップのプロセスが推奨されており、実際に導入した企業からは大幅な時短効果が報告されています。

なぜChatGPTで議事録作成が劇的に時短できるのか

ChatGPTを活用することで議事録作成が大幅に時短できる理由は、複数の要因が組み合わさっています。
ここでは、その理由を詳しく解説します。

AIが膨大なテキストを瞬時に要約できる

議事録作成で最も時間がかかるのは、会議中の発言を整理し、要点をまとめる作業です。
1時間の会議であれば、文字起こしすると数千文字から1万文字以上のテキストになることも珍しくありません。

ChatGPTは、このような膨大なテキストを数秒から数十秒で要約・整形する能力を持っています。
人間が同じ作業を行う場合、テキストを読み返し、重要なポイントを抽出し、論理的な順序で再構成する必要があり、どうしても時間がかかってしまいます。

AIを活用することで、この「読む→理解する→まとめる」という工程を大幅に短縮できるのです。

プロンプト次第で議事録のフォーマットを統一できる

ChatGPTは、プロンプト（指示文）で指定した形式に沿って出力を生成します。
つまり、一度適切なプロンプトを作成してしまえば、毎回同じフォーマットの議事録を自動的に作成させることが可能です。

従来の議事録作成では、担当者によってフォーマットがバラバラになったり、必要な項目が抜け落ちたりすることがありました。
しかし、プロンプトで「会議の目的」「決定事項」「ToDo（担当者・期限）」などの項目を指定しておけば、常に統一された形式の議事録が出力されます。

文字起こしツールとの連携で手作業が激減する

近年、ZoomやTeamsなどのオンライン会議ツールには、自動文字起こし機能が標準搭載されるようになりました。
また、Otter、Notta、Rimo Voice、AutoMemoなどの専用文字起こしツールも多数登場しています。

これらのツールとChatGPTを組み合わせることで、「会議を録音→手作業で文字起こし」という最も時間のかかる工程を自動化できます。
人間が行う作業は、プロンプトの入力と最終チェックのみとなり、劇的な時短が実現するのです。

反復作業のテンプレート化で効率が向上する

議事録作成は、多くの場合、定期的に繰り返される業務です。
週次のチームミーティング、月次の報告会議、プロジェクトの進捗確認会議など、同じ形式の議事録を何度も作成する機会があります。

ChatGPTを使う場合、一度作成したプロンプトを保存しておき、毎回コピーして使い回すことができます。
この「テンプレート化」により、回を重ねるごとに作業効率が向上し、慣れてくれば本当に10分程度で議事録が完成するようになります。

具体例：ChatGPTで議事録を作成する3ステップの詳細

ここからは、ChatGPTを使った議事録作成の具体的な方法を、3つのステップに分けて詳しく解説します。
実際にすぐ使えるプロンプト例やツールの選び方も含めてご紹介しますので、参考にしてください。

ステップ1：会議音声を自動で文字起こしする

議事録作成の第一歩は、会議の内容をテキスト化することです。
ここでは、会議の形式に応じた文字起こしの方法を解説します。

オンライン会議の場合

ZoomやMicrosoft Teamsなどのオンライン会議ツールを使用している場合は、標準搭載の自動文字起こし機能を活用するのが最も簡単です。

Zoomの場合、以下の手順で文字起こしが可能です。

会議開始前に「自動文字起こし」または「字幕」機能を有効にする
会議を通常通り実施する
会議終了後、Zoomの管理画面からテキストファイルをダウンロードする

Microsoft Teamsでも同様に、トランスクリプト機能を使って会議内容をテキスト化できます。
これらの機能を使えば、追加のツールを導入することなく文字起こしが完了します。

対面会議の場合

対面での会議の場合は、スマートフォンのボイスメモアプリや専用の録音機器で会議を録音し、その後、文字起こしツールにアップロードする方法が一般的です。

文字起こしに使えるツールとしては、以下のようなものがあります。

Notta：日本語対応の文字起こしツールで、音声ファイルをアップロードするとテキスト化してくれます
Rimo Voice：日本語に特化した文字起こしサービスで、高い精度が期待できます
Otter：英語の文字起こしに強いツールですが、日本語にも対応しています
Googleドキュメントの音声入力：無料で使える方法として、Googleドキュメントを開いた状態で音声を再生し、音声入力機能でテキスト化することも可能です

文字起こし時の注意点

会議を録音する際は、必ず事前に参加者の許可を得ることが重要です。
無断録音はプライバシーの観点から問題になる可能性があります。

また、文字起こしの精度は、音声の品質に大きく左右されます。
できるだけ静かな環境で録音し、発言者がマイクの近くで話すようにすると、より正確な文字起こしが可能になります。

ステップ2：テンプレートプロンプトでChatGPTに議事録を作成させる

文字起こしが完了したら、次はChatGPTに議事録を作成させます。
このステップで最も重要なのは、適切なプロンプトを設計することです。

プロンプト設計の基本原則

ChatGPTに議事録を作成させる際、何も指定せずに「この文章を要約してください」と依頼すると、単なる要約文が出力されてしまいます。
構造化された議事録を得るためには、どのような形式の議事録が欲しいのかを明確に指定する必要があります。

効果的なプロンプトは、以下の3つの要素で構成されると言われています。

前提説明：「今から貼るテキストは会議の文字起こしです」など、何を入力するかを伝える
アウトプット構成：議事録に含めたい項目を具体的に指定する
文体・対象：誰向けの議事録なのか、どのようなトーンで書くかを指定する

コピペで使える議事録作成プロンプト例

以下に、実際にコピーしてすぐに使えるプロンプト例をご紹介します。

【基本プロンプト】

以下は会議の文字起こしテキストです。
このテキストをもとに、以下の形式で議事録を作成してください。

【議事録の構成】
1. 会議の目的
2. 参加者
3. 議論の要点（箇条書きで3〜5項目）
4. 決定事項
5. 未決定事項・継続検討事項
6. ToDo（担当者と期限を明記）

【注意事項】
・箇条書きを活用し、読みやすく整理してください
・専門用語はそのまま使用してください
・推測や解釈は含めず、会話の内容に基づいて記載してください

---以下、文字起こしテキスト---
（ここに文字起こしテキストを貼り付け）

【経営層向けの要約版プロンプト】

以下は会議の文字起こしテキストです。
経営層向けに、要点を簡潔にまとめた議事録を作成してください。

【議事録の構成】
1. 結論（1〜2文で）
2. 決定事項（箇条書き）
3. 今後のアクション（担当・期限）
4. 経営判断が必要な事項（あれば）

・全体で500文字以内にまとめてください
・専門的な詳細は省略し、ビジネスインパクトを中心に記載してください

---以下、文字起こしテキスト---
（ここに文字起こしテキストを貼り付け）

【欠席者向けの共有用プロンプト】

以下は会議の文字起こしテキストです。
会議に出席できなかった方向けに、内容を共有するための議事録を作成してください。

【議事録の構成】
1. 会議の背景と目的
2. 主な議論のポイント（時系列で）
3. 決定事項と理由
4. 欠席者への確認・依頼事項
5. 次回会議の予定（あれば）

・会議に出席していなくても内容が理解できるよう、背景説明を丁寧に記載してください

---以下、文字起こしテキスト---
（ここに文字起こしテキストを貼り付け）

プロンプトをカスタマイズするコツ

上記のプロンプトは、あくまでも基本形です。
実際の業務で使う際は、以下のポイントを参考にカスタマイズしてください。

会議の種類に応じて項目を調整：営業会議なら「商談の進捗」「成約見込み」、開発会議なら「技術的な課題」「リリーススケジュール」など、必要な項目を追加します
社内用語や固有名詞の指定：「Aプロジェクト」「X社」などの固有名詞をプロンプトに含めておくと、ChatGPTが正確に認識しやすくなります
文字数の指定：「全体で1000文字程度」「各項目は3行以内」など、具体的な文字数を指定することで、適切な詳細度の議事録が得られます

ステップ3：出力内容をチェックして微修正する

ChatGPTが生成した議事録は、そのまま使用するのではなく、必ず人間の目でチェックしてから共有することが重要です。
このステップを省略すると、誤った情報が議事録として残ってしまう可能性があります。

チェックすべきポイント

ChatGPTの出力を確認する際は、以下の点に特に注意してください。

日時・場所・人名：固有名詞は誤認識されやすいため、正確かどうか確認が必要です
数字・金額・期限：「100万円」が「1000万円」になっていたり、期限が誤っていたりすることがあります
決定事項の正確性：実際に決定したこととそうでないことが混同されていないか確認します
ToDoの抜け漏れ：会議で言及されたアクションアイテムがすべて含まれているか確認します
ニュアンスの違い：「検討する」と「実施する」では意味が大きく異なります。このような微妙なニュアンスが正確に反映されているか確認します

修正後の再整形テクニック

チェックの結果、修正が必要な箇所が見つかった場合は、手動で修正するか、ChatGPTに再度指示を出して整形し直すことができます。

例えば、以下のような追加指示が有効です。

「ToDoの部分を箇条書きから表形式に変更してください」
「全体をもう少し短くまとめてください」
「決定事項の部分に、決定に至った理由も追記してください」
「専門用語に簡単な説明を追加してください」

このように、ChatGPTとの対話を繰り返すことで、より質の高い議事録に仕上げることができます。

ChatGPTで議事録を作成する際の注意点

ChatGPTを活用した議事録作成には多くのメリットがありますが、いくつかの注意点も存在します。
これらを事前に理解しておくことで、トラブルを回避し、より効果的に活用できます。

情報セキュリティへの配慮

ChatGPTに会議の内容を入力するということは、社内の情報を外部のサービスに送信することを意味します。
機密性の高い会議内容や、顧客情報、個人情報が含まれる場合は、特に注意が必要です。

対策としては、以下のような方法が考えられます。

企業向けのChatGPTプランを利用する：OpenAIが提供するChatGPT Enterprise版などは、入力データが学習に使用されない設定になっています
機密情報を除外してから入力する：具体的な金額や顧客名を伏せ字にしてから入力し、出力後に手動で戻す方法があります
社内ポリシーに従う：多くの企業では、外部AIサービスの利用に関するガイドラインを設けています。これに従って利用することが重要です